KMail es un cliente de correo electrónico de escritorio para KDE que forma parte de la suite Kontact de aplicaciones PIM (Personal Information Management). La semana pasada, cubrimos la creación de plantillas de correo electrónico en KMail, y esta semana, continuaremos la serie con una mirada al sofisticado sistema de filtrado de KMail.

Un filtro de correo electrónico permite clasificar los correos electrónicos entrantes en función de una gran cantidad de criterios y, a continuación, asignarles atributos, moverlos o incluso responder a ellos en función de esos atributos. KMail ofrece una gran cantidad de opciones, lo que facilita la tarea de examinar incluso grandes volúmenes de mensajes entrantes.

Configurar los filtros en KMail es relativamente sencillo, y una vez que haya repasado nuestros ejemplos rápidos, estará en camino de tener el buzón más limpio y eficiente de su casa u oficina. En este ejemplo, le diremos a KMail que tome todos los correos electrónicos enviados a tavis at maketecheasier.com y los mueva automáticamente a una carpeta especial dentro de la bandeja de entrada. De este modo, todos los correos electrónicos de MakeTechEasier tendrán su propia carpeta especial.

Para crear un nuevo filtro de correo electrónico, inicie KMail o Kontact y siga estas instrucciones:

1. Haz clic en “Configuración” en el menú superior.

2. Haga clic en “Configurar filtros”
(Aparecerá el cuadro de diálogo de configuración)

3. Haga clic en “Renombrar” para cambiar el nombre del filtro por defecto.

4. Seleccione “Coincidir con todo lo siguiente” o “…cualquiera de lo siguiente”. La primera comprobará el mensaje para cada regla. La segunda continuará aunque sólo encuentre una de las reglas.

Debajo de los criterios de “coincidencia” verás tres columnas de menús desplegables. Teóricamente no hay límite en el número de filas que puedes añadir pulsando el botón “Más”, pero por ahora sólo trabajaremos con una fila.

La primera columna le dice a KMail de qué campo debe extraer los datos (es decir, Asunto, Para, Cuerpo del mensaje), y para este ejemplo elige “Para”. La segunda columna le dice cómo interpretar los datos que encuentra (es decir, contiene, no contiene, está en la categoría). Deje por ahora la opción “contiene”. La última columna es donde se introducen las palabras, los números y/o los caracteres que desea que el filtro encuentre. En este caso, será mi dirección de correo electrónico: “tavis”, el signo “at” y “maketecheasier.com”.

En el cuadro de grupo inferior, deberías ver “Acciones del filtro”, que determina lo que el filtro hará con el mensaje una vez que haya concluido que coincide con los criterios. Entre las opciones están Mover a la carpeta, Marcar como y Reenviar a. Para este ejemplo, elija “Mover a la carpeta”. En la segunda columna, haga clic en el botón de búsqueda con el icono de carpeta a la derecha y seleccione la Bandeja de entrada. A continuación, haz clic en “Nueva subcarpeta” y nómbrala MakeTechEasier.

En la parte superior, haz clic en la pestaña “Avanzado”. Aquí puedes decidir si quieres que el filtro se aplique sólo a determinadas cuentas. También puedes aplicar el filtro a los mensajes enviados, aunque esta opción está desactivada por defecto. La opción “Añadir este filtro al menú Aplicar filtro” es una función muy importante. Lo que hace es permitirte instituir un filtro retroactivo. Supongamos que ya ha recibido 500 correos electrónicos de MakeTechEasier. Esto le permitirá aplicar su nuevo filtro a su bandeja de entrada. Se escaneará la bandeja de entrada y se moverá cualquier correo electrónico que coincida con sus criterios en su nueva carpeta. Cuando haya terminado de configurar su filtro, haga clic en “Aceptar”. El nuevo filtro empezará a funcionar inmediatamente con los nuevos mensajes entrantes. Si alguna vez quieres añadir nuevos filtros, haz clic en el botón “Nuevo filtro” en la parte inferior izquierda de la pantalla de configuración.

Con el sistema de filtrado de KMail, las posibilidades son numerosas, e incluso pueden llegar a ser bastante complejas. El sistema permite expresiones regulares, datos numéricos, filtrado de SPAM y mucho más. Tampoco hay un límite real al número de filtros que puedes tener, lo que hace que no sólo sea fácil de usar, sino también extremadamente potente. La próxima vez que reciba ese boletín de su organización profesional y contemple la posibilidad de arrastrarlo a una carpeta, considere la posibilidad de hacer un filtro para que la próxima vez, ya esté allí.

Hay muchos otros tipos de filtros. Pruébalos, experimenta y mejora tu productividad.