Muchos usuarios de la web han confiado en el correo electrónico basado en la web y lo utilizan como su principal medio de interacción electrónica. Algunas empresas incluso han adoptado opciones de “computación en la nube”, en las que el envío y la recuperación de su correo electrónico son gestionados por una empresa externa. No obstante, hay muchas razones por las que un usuario puede seguir eligiendo un cliente de correo electrónico convencional. Por ello, incluso los servicios de correo electrónico basados en la web mencionados anteriormente suelen seguir ofreciendo el servicio POP3 y/o IMAP.

KMail, el cliente de correo electrónico de KDE, es una opción robusta y todavía increíblemente popular para aquellos que todavía eligen tener sus correos electrónicos en su escritorio, incluso cuando están desconectados. Forma parte de la suite Kontact PIM (Personal Info Management) y utiliza numerosas funciones beneficiosas y especiales. Entre esas funciones se encuentra la capacidad de producir sofisticadas plantillas de diseño de correo electrónico.

Las organizaciones, en particular, encontrarán esta función beneficiosa. Por ejemplo, suponga que su empresa recibe pedidos en línea y necesita enviar respuestas personalizadas a cada cliente. La mayoría de los correos electrónicos que envíe contendrán información idéntica, pero el nombre y otros datos de contacto deben ser diferentes. KMail le permite desarrollar tales plantillas de diseño e incluso programar KMail para utilizarlas en circunstancias específicas.

Para comenzar a producir una plantilla de diseño, haga lo siguiente:

1. En el menú, haga clic en“Configuración“

2. Haga clic en “Configurar KMail“

3. Haga clic en el botón “Autor“

4. En la parte superior, haga clic en la pestaña “Plantillas a medida” (También puede modificar las plantillas de diseño actuales en la pestaña “Plantillas de diseño básicas”)

5. En la parte superior izquierda, hay un cuadro de texto. Escriba el nombre de su plantilla de diseño y haga clic en el botón más para desarrollarla

6. En la parte inferior derecha, donde dice“Tipo de plantilla de diseño”, seleccione el tipo que necesita. Si va a ser para mensajes nuevos, déjelo en “Universal”

7. En la parte inferior, haga clic en“Insertar comando“.

Aparecerá un menú con varias alternativas: Mensaje original, Mensaje existente, Procesar con programas externos y Varios. Para este ejemplo, usted creará un mensaje de respuesta.

8. En el menú “Mensaje existente”, elija“Hora” y presione dos veces la tecla “Entrar”.

9. Desde el “Mensaje existente” elija “Día de la semana” y después seleccione “Fecha”

10. A continuación, salta un número de líneas y escribe la palabra“Querido“, seguida de un área

11. Vuelva al menú “Mensaje original” y haga clic en“Al nombre del campo”

12. Escriba “Nuestros registros sugieren que usted llamó a nuestro departamento de ventas”, escriba un espacio y, a continuación, en el menú “Mensaje original”, seleccione “Fecha”

13. Evite numerosas líneas, y desde el menú “Mensaje actual”, introduzca una declaración de cierre seguida de su firma

14. Por último, omita algunas líneas más, y escriba “%QUOTE“

La última plantilla de diseño de respuesta tendrá este aspecto:

Esta es una plantilla de diseño básica sólo para darle una idea de la flexibilidad que tiene con ella. Puede producir varias plantillas para diferentes escenarios y destinatarios. Cuando reciba un correo electrónico que requiera una respuesta con alguna de las plantillas de diseño que haya producido:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el mensaje

2. Seleccione “Responder”

3. Desplácese hacia abajo hasta “Responder con una plantilla de diseño personalizada”

4. Seleccione su plantilla

Del mismo modo, si está elaborando un nuevo mensaje

1. Haga clic en “Archivo” en el menú principal

2. Seleccione “Nuevo”

3. Seleccione “Mensaje de la plantilla de diseño”

4. Haga clic en su plantilla.

Como he comentado anteriormente, puede aplicar ciertas plantillas a determinados receptores de correo electrónico. El método más sencillo para hacer esto es producir una carpeta para los receptores de una plantilla en particular y después crear un filtro que mueva inmediatamente cualquier mensaje hacia o desde un correo electrónico específico a esa carpeta (Aprenderemos cómo hacer un filtro la próxima semana).

Finalmente, haga lo siguiente:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la nueva carpeta

2. Haga clic en “Característica”

3. Haga clic en la pestaña “Plantillas de diseño”

4. Inspeccione “Uso de plantillas de diseño de mensajes personalizados en esta carpeta”

5. 6. Personalice las plantillas dadas o copie y pegue las plantillas de diseño personalizadas que hizo anteriormente.

Cuando tengas tus plantillas elaboradas, utilizarlas es simplemente cuestión de unos pocos clics. Asimismo, puede volver atrás y afinarlas cuando necesite modificar algo. Con las plantillas hechas a medida, cualquier organización o actividades de correo electrónico que usted llevó a cabo que una vez parecía laborioso ahora se ejecutará de manera eficiente y rápida.