En un artículo anterior, exploramos cómo puedes mantener tus tareas y otros asuntos pendientes organizados con Zanshin. ¿Pero qué pasa si trabajas con un equipo? ¿Cómo puedes saber quién está haciendo qué y cuándo? Podrías usar el correo electrónico (que se vuelve inmanejable), una especie de Google Doc (que es mejor, pero aún está lejos de ser elegante), o cara a cara (ya sea en el verdadero sentido de sentarse en una reunión, o a través de nuevas herramientas como IM o Google Hangouts). Aunque todos estos métodos tienen su momento y su lugar, una forma estupenda de seguir el progreso de un proyecto es utilizar un sistema diseñado para esa tarea. Collabtive es una aplicación web que incluye lo que la mayoría de los grupos de proyectos necesitan, y es lo suficientemente sencilla para que cualquiera pueda utilizarla.
Instalación y puesta en marcha
Como Collabtive es una aplicación basada en MySQL y PHP, necesitaremos instalarla en un servidor LAMP. La descarga de la aplicación contiene un archivo “readme” para la instalación en un host web típico – también podrías añadirlo a una pila Bitnami existente que tengas como se describe aquí para probarlo primero.
Tendrá que iniciar la instalación yendo a “http://localhost:[port]/path/to/collabtive/files/install.php”. La primera pantalla de instalación le pide algunos detalles sencillos, incluyendo el idioma en el que desea que esté la interfaz, alguna información sobre los componentes de software que faltan (si los hay) y las credenciales para la base de datos que creó para Collabtive, como se muestra a continuación.
La siguiente pantalla le pide que cree un nuevo usuario.
Ya está. Su nuevo sistema de gestión de proyectos está instalado.
Uso
Al iniciar la sesión en su nueva instalación de Collabtive se encontrará en el Escritorio, que le muestra un resumen de los proyectos en los que está trabajando, y sus elementos de trabajo dentro de esos proyectos. Ahora no hay nada, así que vamos a crear algunos.
Haz clic en la pestaña “Proyectos”.
A continuación, haz clic en “Añadir proyecto”. La siguiente pantalla te dará la oportunidad de añadir un título para el proyecto, una descripción, una fecha de vencimiento global, un presupuesto e indicar qué miembros del equipo participarán en él.
La siguiente pantalla le dará la oportunidad de añadir un título para el proyecto, una descripción, una fecha de vencimiento global, un presupuesto e indicar qué miembros del equipo participarán en él.
Una vez creado el proyecto, aparecerá como un elemento en la pestaña “Proyectos”.
El primer paso de su proyecto (incluso antes de crearlo aquí en Collabtive) debería ser identificar todas las cosas que tendrán que suceder antes de que el proyecto se considere terminado. En Collabtive, puede utilizar estas cosas para crear listas de tareas. Haga clic en la pestaña “Listas de tareas” dentro del proyecto, y luego en el botón “+” para añadir una. Tendrá que darle un nombre y una descripción. No te preocupes por el desplegable de “Hitos”, ya nos ocuparemos de ello más adelante, pero ten en cuenta que será útil separar el proyecto en fases, cada una con su propia lista de tareas e hitos asociados. Estamos creando un proyecto sencillo, así que vamos a hacer esta lista “Todas las tareas”.
Una vez creada la lista, puedes añadir tareas a ella haciendo clic en el botón “+” o en la pestaña “Añadir tarea” dentro de una lista de tareas.
Dé a la tarea un título, una descripción, una fecha de vencimiento y asigne a un miembro del equipo, y ya está en marcha, gestionando sus proyectos. Sin embargo, dado que Collabtive es más valioso cuando se trabaja en un entorno de equipo, vamos a configurar a algunos de sus colegas para que lo utilicen. En la parte superior derecha de la ventana del navegador, encontrarás cuatro iconos. Pasa el ratón por encima del icono de la llave inglesa (que es “Administración”) y verás tres más. Haz clic en el del medio (“Administración de usuarios”) y, a continuación, haz clic en el botón “+” o en la pestaña “Añadir usuario” de la sección “Administración de usuarios” de la parte superior. Tendrás que dar al nuevo usuario un nombre, una contraseña y una función (para los colegas, probablemente querrás utilizar la función “Usuario”); los demás campos son opcionales.
