Muchos, muchos «productivistas» son seguidores de la metodología «Getting Things Done» de David Allen. Comúnmente llamada «GTD», su objetivo es enseñar a sus usuarios un proceso por el cual pueden confiar en un conjunto de herramientas para que se encarguen de «recordar» y «organizar» su trabajo diario, dejando su cerebro libre para centrarse en las cosas que realmente importan. La metodología en sí no depende de una herramienta o aplicación específica, pero eso no ha impedido que los aficionados intenten desarrollar la perfecta. Veamos una, Zanshin, que forma parte de la Colección de Software de KDE.

Instalación y configuración

En primer lugar, Zanshin necesitará un recurso de calendario para mantener las acciones (tareas pendientes) que capture con él. Si ya tienes un recurso de calendario que contenga tareas (que puede ser un archivo iCal almacenado localmente, una cuenta de groupware, o – sí, finalmente desde la última versión de Kubuntu – Google Tasks), podrás usarlo, pero si no, vamos a crear uno ahora:

Haz clic con el botón derecho en el icono de AkonadiTray (si no lo encuentras, prueba con la flecha para expandir la bandeja del sistema, o ejecuta «akonaditray» si no se está ejecutando), y selecciona «Configurar».

En la pantalla «Configuración de los recursos de Akonadi», haz clic en el botón «Añadir».

En este caso, quiero utilizar un archivo local de iCal para mantener mis datos. Un archivo local será un archivo de texto con la extensión «.ics».

El siguiente cuadro de diálogo le pedirá que señale el nombre del archivo (creará este archivo si no existe), y le dará un nombre para mostrarlo dentro de Akonadi. Otros recursos, como el ya mencionado Google Tasks, le pedirán cosas como su nombre de usuario y contraseña.

Haz clic en OK, y estarás listo para instalar Zanshin. Para los usuarios de Ubuntu, la instalación es tan sencilla como seleccionar la aplicación desde Muon, o ejecutar lo siguiente en un prompt:

sudoapt-get install zanshin

Ahora puede lanzar Zanshin seleccionando *»Aplicaciones -> Utilidades -> Aplicación de Gestión de TODO» desde el menú «K», o introduciendo «zanshin» en KRunner.

Uso

En el primer lanzamiento, Zanshin preguntará qué recurso de Akonadi utilizar para almacenar sus Acciones, presentando una lista de recursos de calendario. Selecciona el que has creado antes, si es el que quieres.

La pantalla principal de Zanshin es misericordiosamente austera. Sólo hay tres botones principales:

• Vista de proyecto: En la jerga de GTD, un «proyecto» es cualquier cosa que requiera más de un paso. Puedes almacenar todos estos pasos como acciones dentro de un proyecto.
• Vista de contexto: GTD también separa las tareas por «Contexto», o «dónde estás y/o qué tienes disponible». Éstos suelen comenzar con un símbolo «@», por ejemplo, para cualquier tarea que necesites estar en tu lugar de trabajo para completarla, puedes colocarla en el Contexto «@Trabajo».
• Nueva acción: Este botón crea tareas pendientes.

Aunque profundizar en todo el sistema GTD está fuera del alcance de este artículo, se puede resumir en que se centra en

1. capturar todas y cada una de las ideas, información o tareas en el momento en una «bandeja de entrada» de algún tipo,
2. procesar la(s) bandeja(s) de entrada con regularidad, hasta que esté(n) vacía(s), completando las tareas rápidas o redirigiéndolas de alguna manera (como colocándolas en una Lista de Proyectos y/o de Contexto), y
3. revisar estas listas con regularidad.

Capturar

Así que el primer punto de trabajo es conseguir una bandeja de entrada en su lugar. Sorpresa. Zanshin ya tiene una para ti, llamada «Inbox».

Procesar

A medida que vayas capturando diligentemente todas tus ideas, tareas, etc…, tu Inbox comenzará a llenarse. Querrás empezar a organizarlas. Empecemos por asignar todos los nuevos elementos a un Contexto. Primero, haz clic en la «Vista de Contexto»:

Todos los nuevos elementos estarán bajo «Sin Contexto». Para cada elemento de la lista, arrástrelo al elemento apropiado bajo la lista de «Contextos» a la izquierda (puede crear nuevos usando el elemento de menú «Archivo > Nuevo Contexto») que le corresponda.

Ahora, cuando vuelvas a la «Vista de Proyecto», todos los elementos de la Bandeja de Entrada tendrán Contextos. Deberías crear al menos un nuevo Proyecto («Archivo -> Nuevo Proyecto» en esta vista) para guardar todo lo que ya has mirado (de nuevo, no debería quedar nada en tu bandeja de entrada una vez que lo hayas procesado). A continuación, puede arrastrar los elementos al proyecto correspondiente, como hizo con los Contextos.

Revisar

Por último, puede asignar a las tareas una fecha límite haciendo clic en la columna «Fecha de vencimiento» en cualquiera de las dos vistas. Ahora, al cambiar entre las vistas de Proyecto y Contexto, puedes usar Zanshin para ayudarte a gestionar tus tareas pendientes de dos maneras importantes, similares a GTD: