En el último artículo, creamos un sitio que podía utilizarse para guardar archivos, gestionar tareas y notas, e incluso hacer un ligero procesamiento de textos. La solución que utilizamos, FengOffice, también es capaz de gestionar tu correo electrónico (no muy diferente de GMail) y hacer algunos trabajos sencillos con hojas de cálculo, aunque esto último tiene actualmente algunas desventajas.

Antes de que empieces a leer, vale la pena señalar que si quieres usar hojas de cálculo, tendrás que instalar GelSheet. GelSheet viene preempaquetado con FengOffice, aunque está un par de versiones atrás (v1.7.2 para ser exactos-la opción “Administración > Actualizar” te da la posibilidad de pasar a la v1.7.5, pero no lo hagas, perderás la capacidad de crear hojas de cálculo). Así que si quieres la funcionalidad de la hoja de cálculo, tendrás que exportar cualquier archivo que tengas en FengOffice y reimportarlo en la instalación de GelSheet.

Instalación de FengOffice con correo electrónico

En el último artículo, elegí dejar el componente “Correo” fuera de la instalación. Pues bien, me he dado cuenta de que no hay forma de volver a ejecutar la instalación para añadir esta funcionalidad a posteriori. Así que si has elegido dejar ese componente marcado durante la instalación, ¡felicidades, eres mucho más previsor que yo! Si siguió mi consejo, como yo, tendrá que volver a instalar FengOffice (y recordar dejar marcado “Correo”). Asegúrate de exportar todos los documentos que hayas creado si necesitas reinstalar.

Configuración del acceso al correo electrónico

Cuando inicie la sesión, verá una pestaña de “Correo electrónico” en su panel de control.

Aunque puede utilizar FengOffice si tiene una cuenta de alojamiento propia (que normalmente viene con la capacidad de configurar cuentas de correo electrónico), también puede configurar el cliente de correo electrónico para obtener el correo de otras cuentas que pueda tener. El proceso para hacerlo es el siguiente

1. En primer lugar, haz clic en la pestaña “Correo electrónico” de la pantalla principal.

2. A continuación, en el desplegable “Cuentas”, selecciona “Añadir cuenta”.

3. Se te presentará una pantalla para rellenar los detalles de tu cuenta: tu nombre de usuario, contraseña, el servidor de entrada (incluyendo su número de puerto y si se debe usar seguridad o no), su método de conexión (usa IMAP aquí si tu servidor lo soporta), y el servidor de salida (incluyendo el número de puerto y la seguridad) son las cosas importantes a rellenar aquí. Cuando los hayas rellenado, haz clic en “Añadir cuenta de correo electrónico” en la parte inferior de la página.

4. Una vez añadida tu cuenta, verás… una bandeja de entrada vacía. Haz clic en el botón “Comprobar correos” y verás lo que ocurre.

5. Si no recibes ningún correo nuevo, y deberías tenerlo, puede ser porque has seleccionado IMAP como método de conexión. Es posible que tengas que suscribirte a alguna o a todas las carpetas de tu cuenta de correo electrónico para poder recibir correos de ellas. En el desplegable “Cuentas”, seleccione “Editar cuenta” y, a continuación, seleccione la cuenta que acaba de añadir. Desplázate hasta la sección “Configuración de entrada” y verás una lista llamada “Carpetas a comprobar”, y selecciona todas aquellas de las que quieras recibir correo. No olvides hacer clic en el botón “Guardar cambios” de la parte inferior.

6. Vuelve a hacer clic en “Comprobar correos”, y deberías ver cómo llega el correo de tu cuenta. Cuando realices cambios, como la eliminación de correos, deberías verlos reflejados en tu cuenta después de hacer clic en “Comprobar correos” de nuevo (lo que para IMAP significa en realidad una sincronización completa con tu cuenta -aunque esta es una solución basada en la web, funciona como un cliente de correo sin conexión en este sentido).

Hojas de cálculo con GelSheet

Como se ha indicado anteriormente, si quieres esta funcionalidad, deberás instalar GelSheet junto con su versión anterior de FengOffice. Cuando te conectes, verás una interfaz de “Visión general” similar (pero no tan atractiva) como la de abajo:

Si te quedaste en la v1.7.2 de FengOffice que vino junto con GelSheet, encontrarás que el desplegable “Nuevo” en la pestaña “Documentos” tiene una opción para “Hoja de cálculo”. Esta tiene una funcionalidad limitada (no puedes copiar y pegar fórmulas, por ejemplo), pero si usas las hojas de cálculo más bien para la gestión de listas, te alegrará saber que puedes exportar a OpenDocument Spreadsheet o a Excel, aunque hay algunos problemas ya que esto todavía está en beta.

Puede que GelSheet y FengOffice no sean tan pulidos o completos en cuanto a funcionalidad, pero por otro lado, no dependen de que usted mantenga sus valiosos datos en los servidores de otra empresa. Puedes seguir teniendo acceso a tu información en cualquier momento y lugar, y también mantenerla en tu propio ordenador, donde debe estar.