Cuando la mayoría de la gente piensa en OpenOffice, piensa en procesadores de texto u hojas de cálculo. Lo que mucha gente no sabe es que OpenOffice también incluye Base, un sistema de bases de datos más o menos equivalente a MS Access. Muchas empresas y particulares utilizan estos sistemas para que incluso personas sin conocimientos técnicos puedan introducir, almacenar, recuperar y organizar sus datos. Con Base, puede seguir unos sencillos pasos para crear una forma fácil y sencilla de almacenar y recuperar información mediante formularios e informes diseñados a medida.

Cómo obtener Base

Base forma parte del paquete de OpenOffice, y los paquetes para todas las plataformas pueden descargarse aquí. Los usuarios de Linux probablemente no necesitarán la descarga manual, ya que el paquete completo de OpenOffice suele estar disponible en los repositorios estándar de la mayoría de las distribuciones. Los usuarios de Ubuntu, por ejemplo, pueden instalar con

sudoapt-get install openoffice.org-base

o simplemente hacer clic en el enlace aquí

Creación de la base de datos

Cuando inicie Base, será llevado a un “asistente” que puede guiarle a través de los primeros pasos. Aunque muchos asistentes de este tipo suelen entorpecer el camino, el asistente de Base está bien construido y puede hacer que los pasos iniciales sean mucho más sencillos que ir solo, especialmente si no estás muy familiarizado con el software de bases de datos.

Para los propósitos de esta guía, usaremos el asistente para crear una base de datos que contenga información de un empleado de muestra, y luego crearemos un formulario para manipular esa base de datos.

En el siguiente paso, se le pedirá que registre su base de datos en OpenOffice. Esto no es un requisito, sólo es relevante si planea integrar esta base de datos con otros productos OO.

Antes de continuar, se recomienda que marque la casilla “Creartablas utilizando el asistente de tablas“, especialmente si es nuevo en el diseño de bases de datos.

Creación de tablas

El paso anterior debería haber terminado guardando su nueva base de datos en un archivo. Si marcó la casilla del Asistente de tablas, debería acceder a una pantalla en la que puede empezar a diseñar la información que contendrá su base de datos.

Como hemos dicho antes, estamos creando una base de datos de ejemplo que contiene información sobre los empleados de una empresa ficticia. Los botones de radio y los menús desplegables de la pantalla del asistente le permitirán elegir entre algunos campos de ejemplo preexistentes. Aquí hemos elegido un pequeño subconjunto de los posibles campos relacionados con los empleados que ofrece Base.

El diseño de la base de datos es un tema demasiado amplio como para tratarlo aquí en detalle, así que nos limitaremos a mencionar algunos aspectos básicos y dejaremos algunos enlaces al final de esta página para obtener más detalles. Para empezar, cada tabla debe representar sólo una idea, es decir, la tabla de Empleados no debe contener información de envíos. Si usted se encuentra poniendo algo en una tabla que no coincide con el título de esa tabla (como Empleado o Facturación), probablemente pertenece a una tabla diferente.

En segundo lugar, es importante que las tablas tengan una clave primaria. En resumen, esto significa que las tablas deben tener generalmente una columna en la que cada fila de esa columna es única en esa tabla. Esto puede sonar confuso, pero normalmente sólo significa que necesitas una columna como EmployeeID, y cada entrada tiene un número diferente y único. No hay (probablemente) ninguna posibilidad de que dos empleados tengan el mismo número de identificación, por lo que es una clave primaria perfecta.

En la segunda página del asistente de diseño de la tabla, se especifica qué tipo de datos irán en ese campo. Un número como EmployeeID tiene sentido como un entero, y los campos de texto como el nombre y el apellido deben ser texto (CHAR o VARCHAR). Si eligió los campos en los menús desplegables del asistente, estos tipos deberían aplicarse automáticamente a los campos correctos.

Si es esencial que un registro contenga un determinado campo (en nuestro ejemplo, un empleado DEBE tener un número de identificación) asegúrese de establecer la Entrada Requerida como Verdadera para ese campo, como en la captura de pantalla anterior. Esto puede asegurar que todas las nuevas entradas, independientemente de quién lo haya hecho, deben seguir las reglas de su base de datos.

En la siguiente página, se le pedirá que establezca una clave primaria. Como se mencionó anteriormente, generalmente es una buena idea tener una columna en su tabla establecida como la clave primaria. Recuerda que para que funcione como clave primaria, cada campo de esa columna debe ser único en esa tabla. Si sigues los ejemplos, usarás EmployeeID como clave, ya que puedes suponer con seguridad que cada usuario tendrá uno diferente.

Una vez que hayas nombrado tu tabla, habrás terminado de configurar tu base de datos y tus tablas. Antes de continuar, tienes la opción de permanecer en el asistente para crear tu primer formulario, que es lo que haremos para esta guía.

Creación de formularios

Cualquier base de datos puede almacenar información, pero herramientas como Base y Access van un paso más allá y te permiten crear la interfaz para ver y manipular tus datos. Si has continuado con el asistente, ahora estás en un lugar donde puedes construir esos formularios.

Un formulario en términos de Base es algo así como una página web – es un lugar visual para ver, introducir y gestionar la información en sus tablas. Su formulario puede ser diseñado como usted elija y mostrar sólo la información que usted seleccione. Este ejemplo construye un formulario a partir de los campos ID, Nombre y Título

.

La mayoría de las opciones del asistente de formularios no son críticas y pueden ser ignoradas con seguridad, sin embargo, asegúrese de comprobar la sección de diseño y el paso 6 en el asistente para decidir si desea que el formulario sea de sólo lectura.

Conclusión

Ahora que sabes cómo crear una base de datos, crear y editar tablas, y los fundamentos de los formularios, estás en condiciones de utilizar Base como base para algunas aplicaciones increíblemente útiles. Un software como Base es utilizado por innumerables organizaciones, grandes y pequeñas, porque le permite obtener muchos de los beneficios de una aplicación de base de datos escrita a medida sin tener que escribir una aplicación de base de datos a medida. Si has tenido experiencias con Base, o con un software similar, háznoslo saber en los