El desarrollo de las carpetas inteligentes nos ha ayudado a los usuarios de Mac a controlar nuestros archivos. Ahora puede que no lo sepas, pero puedes hacer lo mismo con Apple Mail. La misma tecnología de búsqueda que impulsa las Carpetas Inteligentes impulsa los buzones de correo que pueden ser ordenados de forma inteligente.

En este artículo, organizamos tus comunicaciones con buzones inteligentes para ayudarte a ignorar el desorden y centrarte en tu correspondencia importante.

No se pierda la estación

Digamos, por ejemplo, que estás suscrito al servicio de correo electrónico de la NASA que te avisa cuando la Estación Espacial Internacional pasa por encima de tu casa por la noche. Si quieres asegurarte de que puedes encontrar el último correo electrónico que te han enviado, haz lo siguiente:

Ve a “Buzón -> Nuevo Buzón Inteligente”. Nombra el buzón como “Spot the Station”.

Donde dice “Contiene mensajes que coinciden” seleccione “Todos” en el desplegable. Debajo, seleccione “De” y “contiene” en los desplegables e introduzca la dirección de correo electrónico de Spot The Station:

HQ-spotthestation@mail.nasa.gov

Ahora pulsa OK para guardar el buzón inteligente en tu lista de buzones de la izquierda. Bien, ahora puedes ir a ese buzón y sólo habrá mensajes de NASA STS. Puedes dejarlo así para mantener TODOS los mensajes que recibas de ellos, pero hay más cosas que puedes hacer para que sea más inteligente.

Afinar la fecha

No es probable que veas los correos electrónicos pasados de este servicio, sólo los que te informan sobre pases de la estación espacial que ocurrirán en el futuro. (Sí, es posible que hagas un gráfico de la trayectoria basado en la hora, la dirección y el ángulo que te envían, pero la mayoría de la gente no necesita estos datos antiguos).

Con esto en mente, podemos filtrar aún más los resultados en el Buzón Inteligente especificando sólo los correos electrónicos que llegaron desde ayer.

Si ha guardado el buzón en el último paso, ábralo de nuevo haciendo clic con el botón derecho del ratón en el buzón inteligente y seleccionando “Editar buzón inteligente…”

Añada un nuevo criterio debajo del primero utilizando el botón “+”, y seleccione “fecha de recepción” y “está en el último” en los menús desplegables. Escriba “1” antes del día.

Esto significa que a medida que los correos electrónicos tienen 24 horas de antigüedad empiezan a desaparecer de la lista. Es mejor no seleccionar sólo el día de hoy porque a veces se reciben dos mensajes para un día concreto si hay más de un pase de la estación, uno ayer y otro hoy. De este modo, te quedas con los dos.

Sé muy específico y creativo con tus criterios y ponlos en capas, añadiendo más cosas que la búsqueda pueda utilizar para acotar.

Uso productivo de la bandeja de entrada

Otro consejo genial que todo el mundo debería utilizar es hacer un buzón inteligente que sólo contenga el correo que no has visto. Esto reduce el desorden y le anima a actuar sólo en su correo entrante. Simplemente crea un nuevo buzón inteligente llamado “No leído” y selecciona “Mensaje no leído” en el menú desplegable.

Ahora, a medida que vayas leyendo los correos, desaparecerán la próxima vez que abras Mail. También deberías añadir otro criterio con la tecla “+” y establecer “El mensaje está en el buzón” y “Bandeja de entrada” en los desplegables. De esta forma no te aparecerán mensajes no leídos en otros lugares como el Spam o la Papelera.

Ahora también puedes marcar cada correo que necesite atención utilizando una Bandera Roja, que encontrarás en “Mensaje -> Bandera -> Roja”, o pulsando “Comando + Mayúsculas + L”. Entonces verás todos los mensajes importantes que tienes que atender más tarde en un nuevo buzón llamado “Marcado”.

Igualmente puedes marcar los correos con el color verde antes de que desaparezcan con “Mensaje -> Marcar -> Verde” y hacer un nuevo buzón inteligente con el título “No urgente – hacer esta semana”.

Volver a mirar

Otro buzón inteligente final que todos encontrarán útil es “Mirado recientemente”. ¿Sabes esas veces que recibiste un correo electrónico en los últimos días y no recuerdas dónde estaba? Pues eso se soluciona buscando los correos que has leído recientemente, aunque no hayan sido entregados recientemente. ¿Ves lo genial que es?

Haz un nuevo buzón inteligente y llámalo “Recién mirado”.

”

Pon el desplegable en “Fecha de última consulta” y el siguiente en “es en la última” y escribe 2 días. De esta manera, cualquier correo electrónico que hayas hojeado en los últimos días se mantendrá aquí para que lo encuentres.

Esto es útil si finalmente encontraste un viejo correo electrónico de alguien importante, luego cerraste la ventana y después no pudiste encontrarlo de nuevo. De este modo, siempre podrás recuperarlo.