En esta era digital, casi todo se está convirtiendo en transacciones sin papel. Los documentos de viaje, los extractos bancarios e incluso las facturas pueden enviarse ahora en formato digital, sobre todo a través del correo electrónico. La firma de documentos no es una excepción, y hay una serie de aplicaciones web y móviles muy útiles que permiten al usuario simplemente digitalizar sus firmas y adjuntarlas al documento.

HelloSign es un buen ejemplo. Te permite firmar un documento enviado a tu dirección de Gmail y firmarlo desde allí, sin necesidad de instalar ningún software adicional. Ni siquiera te lleva a otro sitio web o aplicación. Está integrado en Gmail y funciona perfectamente dentro de la interfaz de Gmail.

HelloSign para Gmail es una extensión de Chrome que puedes descargar desde la Web Store. Después de instalarla, notarás otra opción al lado de un archivo adjunto que dice «Firmar», además de las estándar que son «Ver» y «Descargar».

Nota: Los usuarios de Firefox pueden encontrar la extensión aquí.

HelloSign puede abrir la mayoría de los archivos de documentos, incluyendo PDF, MS Word y MS Excel.

Para firmar un documento adjunto, simplemente haga clic en el botón «Firmar». Esto debería hacer aparecer la ventana emergente de HelloSign y debería tardar unos segundos en abrir y cargar el documento.

Una vez cargado el documento, aparecerá la interfaz de HelloSign, con cuatro botones en la parte superior. Estos botones indican la información que desea añadir al documento. Además de la firma o las iniciales, también puede añadir una casilla de verificación, la fecha de la firma y un cuadro de texto.

Arrastra la casilla Firma o iniciales hasta el lugar donde quieras insertar tu firma en el documento. Esto hará que aparezca otra ventana en la que puedes elegir cómo añadir tu firma.

Si es la primera vez que utilizas la aplicación, la mejor opción sería «Dibujar», donde puedes utilizar el ratón para dibujar tu firma.

Si desea utilizar sus iniciales, puede elegir la opción «Escriba la firma».

Si tienes un archivo de imagen de tu firma, o la has tomado con tu teléfono inteligente, entonces hay opciones adicionales disponibles para estos casos. Simplemente elige «Añadir archivo de imagen» o «Smartphone» en el panel de menú.

En la captura de pantalla de abajo, elegí dibujar mi firma con el ratón.

Cuando hayas terminado, puedes elegir «Insertar» o «Guardar e insertar la firma». He descubierto que la segunda opción es muy conveniente si quieres utilizar la misma firma en todos los documentos futuros, para ahorrar tiempo.

La firma debería aparecer ahora en el área especificada en el documento, y puedes arrastrar el cuadro para reposicionarlo o, arrastrar la esquina inferior derecha para cambiar su tamaño.

Ahora puede hacer clic en «Guardar y adjuntar al correo electrónico» que se encuentra en la esquina superior derecha, y el documento debería estar listo para ser enviado junto con su respuesta.

HelloSign para Gmail es una ingeniosa herramienta para firmar documentos directamente desde la interfaz de Gmail. Es brillante para las personas que no tienen acceso a una impresora pero necesitan firmar un documento de inmediato. Con esta herramienta, el usuario ahorra tiempo, energía y recursos a la hora de firmar y enviar documentos importantes que, además, son muy urgentes.