La seguridad en línea es un asunto muy importante cuando se comunica información sensible con otras personas. Hay muchas maneras de asegurar la confidencialidad de tu contenido: hoy en día se ofrecen comúnmente el cifrado, la protección con contraseña y otras características de seguridad. Otra opción para los archivos adjuntos en PDF en Gmail es una extensión para Google Chrome llamada docTrackr. Esta extensión es una herramienta muy útil para añadir una capa de seguridad a tus archivos PDF adjuntos cuando los envíes a través de Gmail.

La extensión puede instalarse gratuitamente desde la Chrome Web Store. Tras la instalación, verás una ventana emergente en la esquina superior derecha con un enlace al sitio web de docTrackr.

Antes de que docTrackr se active en tu Gmail, tendrás que registrarte para obtener una cuenta gratuita. Haz clic en el enlace indicado en azul (https://use.doctrackr.com) en la parte inferior de la ventana emergente. En la nueva pestaña, crea tu cuenta de docTrackr.

Después de crear la cuenta, deberá confirmar el registro por correo electrónico. Una vez hecho esto, tu cuenta de docTrackr estará activada y ya podrás proteger los archivos adjuntos en PDF en Gmail.

Para comprobar si tienes el servicio correctamente activado, entra en tu cuenta de Gmail y redacta un nuevo mensaje. Deberías ver un icono de archivo adjunto de docTrackr en la parte inferior de la ventana del mensaje.

Haz clic en este icono para abrir el cuadro de diálogo para seleccionar el archivo PDF que quieres adjuntar. Procede a añadir el asunto del mensaje, el cuerpo y los destinatarios. Cuando haya terminado, pulse el botón Enviar.

A continuación, aparecerá una ventana emergente que ofrece opciones de control de acceso y caducidad del mensaje. Aquí puedes optar por conceder derechos de edición e impresión a los destinatarios y asignar una fecha de caducidad al archivo adjunto.

Haga clic en «Proteger y compartir» para enviar el correo electrónico.

Para seguir la actividad del archivo adjunto del correo electrónico o desactivar el acceso de forma remota, haz clic de nuevo en el icono de docTrackr y luego en el enlace azul de la parte inferior de la ventana emergente. Esto abre otra pestaña que mostrará tu panel de control.

Desde aquí, puedes ver una lista de los archivos que has protegido con docTrackr. Un icono de engranaje a la derecha de cada archivo te permite hacer clic en Desactivar o Perfil. Desactivar desactiva remotamente el documento, mientras que Perfil te lleva a otra página que muestra la actividad del documento.

También puede recibir notificaciones por correo electrónico cuando un destinatario abre, imprime o no abre un documento. Haga clic en la pestaña de notificaciones de esta ventana de perfil para seleccionar una o todas estas opciones.

Una cosa importante a tener en cuenta sobre la apertura de archivos PDF enviados a través de docTrackr es que sólo se abre con Adobe Acrobat Reader. La extensión está diseñada para trabajar sólo con Adobe y no funcionará cuando se abra con otro software como Google Docs, Mac OS Preview u otros visores de PDF de terceros. Además, una cuenta gratuita de docTrackr permite enviar diez archivos adjuntos al mes.

Dadas todas las características que son accesibles y gratuitas, docTrackr es una forma conveniente de asegurar los archivos adjuntos en PDF. Va más allá de asegurar los documentos y te permite hacer un seguimiento de los mismos después de haberlos enviado, lo cual es una gran ventaja cuando quieres hacer algo más que mantener un documento seguro.