A pesar de todos los avances tecnológicos con «la nube», todavía no hemos encontrado una forma fácil de solicitar y recopilar archivos de más de una persona. ¿No iba «la nube» a acabar con todo el tema de los archivos de todos modos? Por supuesto, eso no va a ocurrir. Como ha demostrado Dropbox, nos siguen gustando los archivos y las carpetas, sólo que los queremos en todas partes.

Cuando trabajas en un proyecto con alguien que no está en tu grupo de Slack o cerca, la forma de colaborar e intercambiar archivos es el correo electrónico, que todos sabemos que está lejos de ser la «mejor» forma. ¿Quién quiere pasar horas al final tratando de rastrear todos los archivos adjuntos que recibiste de cuatro personas diferentes en dieciséis hilos diferentes?

Ya es hora de acabar con toda esta farsa. Quiero decir que ya usas Dropbox, así que ¿por qué no utilizar este servicio impresionante y gratuito para reunir todos los archivos que necesitas de todas las personas en cuestión en una única y práctica carpeta? Y esto es lo mejor. No tienes que hacer ninguna gestión. Lo único que tienes que hacer es enviarles un enlace. Eso es todo.

1. Utilizar la función de solicitud de archivos de Dropbox

Dropbox, viendo claramente una oportunidad para agilizar el proceso de recogida de archivos de diferentes usuarios, ha lanzado su propia herramienta. Se trata de un sencillo formulario en el que sólo tienes que añadir los detalles de lo que buscas. A continuación, Dropbox crea una carpeta especial y te da un enlace que puedes compartir con la gente.

Para empezar, ve a Dropbox.com, inicia sesión y, en la barra lateral, haz clic en los botones «File Requests» y «Request files».

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Verás una ventana emergente que te preguntará qué es exactamente lo que estás solicitando. Dropbox también creará una carpeta con el mismo nombre que has dado anteriormente, aunque eres libre de cambiar el nombre de la carpeta.

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Ahora verás un enlace que puedes copiar y compartir con cualquier persona por mensajería instantánea o WhatsApp. La opción del correo electrónico, sin embargo, es mejor si estás tratando con trabajadores de la oficina. Recibirán un correo electrónico explicando que estás solicitando un archivo, y podrán simplemente hacer clic en un botón y subir el archivo.

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Cuando terminen de subir el archivo, aparecerá en la carpeta que les hayas asignado. Despídete de los archivos adjuntos de mala calidad en el correo electrónico.

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2. Usando Balloon.io

La función de solicitud de Dropbox de Balloon me emociona y me asusta al mismo tiempo. Así es como funciona. Primero entras en Balloon.io usando tu cuenta de Dropbox. Luego, Balloon crea un «globo» para ti con el nombre que elijas y genera un enlace único. Este será algo así como «www.balloon.com/name».

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Ahora viene la parte loca. Comparte este enlace con alguien que conozcas y al que tengas que solicitar un archivo. Cuando vayan a la dirección sólo verán un globo flotante sin explicación alguna. Una locura, ¿verdad?

Cuando hagan clic en el globo, aparecerá un selector de archivos. Cualquier archivo que elijan se cargará al instante y aparecerá en tu cuenta de Dropbox bajo la carpeta del globo.

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Así de fácil es. Lo mejor de Balloon es que eres libre de crear más de un Balloon. Esto significa que puedes tener varias carpetas dedicadas a diferentes proyectos, de forma muy parecida a la función de Dropbox. Solicitar un archivo que termine directamente en tu cuenta de Dropbox y al que puedas acceder desde cualquier dispositivo no es mucho más fácil que esto.

¿Para qué lo vas a usar?

¿Cómo vas a utilizar este nuevo conocimiento de la recopilación fácil de archivos a través de la Web? ¿Trabajar en tu próximo gran proyecto o hacer un crowdsourcing de tus apuntes de la universidad? Compártelo con nosotros en los comentarios de abajo.